4-Tage-Woche: Planung und Umsetzung

Am Arbeitsmarkt deutet sich ein klarer Trend bei den Wünschen vieler Beschäftigter hin zu mehr individualisierten und teils kürzeren Arbeitszeiten an, die 4-Tage-Woche ist in aller Munde. Auf der anderen Seite bestehen viele Vorbehalte, warum ein solches Arbeitszeitmodell „bei uns“ auf keinen Fall funktionieren kann. Lesen Sie in diesem Beitrag

• was Sie bei den Überlegungen zu einer 4-Tage-Woche prüfen sollten,
• welche Möglichkeiten es zur Ausgestaltung geben kann,
• welche Empfehlungen die XIMES Arbeitszeitexpert:innen für die betriebliche Umsetzung bereithalten.

Analyse der Ausgangslage

Die Erwägung, ob und wie eine 4-Tage-Woche Sinn machen kann, sollte mit gründlichen Analysen der Ausgangssituation und des Geschäftsmodells sowie Möglichkeiten für die Umorganisation einhergehen. Wann sind welche betrieblichen Bedarfe oder Servicezeiten mit wie viel Personal abzudecken? Soll die wöchentliche Arbeitszeit beibehalten und die Arbeit „nur“ auf weniger Tage verteilt, oder soll die Arbeitszeit verkürzt werden? Soll dies mit (teilweisem) oder ohne Lohnausgleich erfolgen, können Zulagen statt in Geld in Zeit gerechnet werden, wenn eine verkürzte Arbeitszeit angestrebt wird? Soll zusätzliches Personal eingestellt werden (und kann dies realistisch auch gefunden werden)? Welche rechtlichen bzw. tarif-/kollektivvertraglichen Regelungen müssen beachtet werden? Muss die bestehende Arbeitszeitregelung angepasst werden, z.B. Gleitzeitvereinbarung? Was bedeutet es für die Hinterlegung in Abrechnungssystemen?

Möglichkeiten für die Gestaltung

Rein rechnerisch muss abgewogen werden, wie die Soll-Wochenarbeitszeit und die daraus resultierende Dienst- oder Schichtlänge am Tag gestaltet werden sollen. Dazu kann eine ähnliche Betrachtung wie folgende helfen:
Wochenarbeitszeit = bezahlte Stunden pro Tag * Anzahl Tage pro Woche:
40 Std = 10,0 bezahlte Std pro Tag bzw. Schicht * 4
38 Std = 9,5 bezahlte Std pro Tag bzw. Schicht * 4
36 Std = 9,0 bezahlte Std pro Tag bzw. Schicht * 4
36 Std = 8,0 bezahlte Std pro Tag bzw. Schicht * 4,5 (zB eine Woche 4 Tage, die Folgewoche 5 Tage)

Bei der Tagesarbeitszeit ist zu beachten, dass die Beanspruchung der Beschäftigten typischerweise mit zunehmender Dienstlänge exponentiell steigt. Sehr lange Dienste hängen daher nachweislich mit erhöhten Risiken insbesondere für Fehler und Unfälle zusammen. Lange Arbeitstage können (auf Dauer) auch zu belastend werden, weil sich die tägliche Erholungszeit reduziert. Mehr freie Tage zur Erholung und der Wegfall von Fahrtzeiten wiegen das nur bis zu einem gewissen Grad auf!
Besser helfen Pausen, um die Belastung zu reduzieren. Unbezahlte Pausen sind dabei weniger beliebt als bezahlte Pausen. Bezahlte Pausen erhöhen zwar die Kosten, diese lassen sich jedoch durch Erholungseffekte und ggf. wieder produktiveres Arbeiten nach der Pause ganz, zum Teil oder manchmal sogar um mehr als Pausenkosten, reduzieren. Sogenannte "lohnende Pausen" führen zu Leistungssteigerung insgesamt und können sich „rechnen“. 

Beispielpläne für eine 4-Tage-Woche

Auf unserer Webseite haben wir einige Praxisbeispiele für Sie zusammengestellt:

Zu den Praxisbeispielen

Empfehlungen für die Umsetzung einer 4-Tage-Woche

Basierend auf vielen Beratungsprojekten konnten wir folgende hilfreiche und hinderliche betriebliche Faktoren für die Umsetzung der 4-Tage-Woche identifizieren:

Unterstützende Faktoren

• Hohes Maß an Eigenständigkeit in der Arbeits- und Zeitgestaltung
• Höherer Anteil an nicht zeitlagengebundenen Arbeiten
• Arbeits- bzw. Wertschöpfungsprozess erlaubt zeitliche Verschiebungen - manchmal „Redesign“ des Wertschöpfungsprozesses
• Verständnis und Akzeptanz der Kunden (Beteiligung an der Planung)
• Gutes Klima im unmittelbaren Arbeitsteam (selbstständige Teams)
• Kleinere Gruppen (erleichtern den erfolgskritischen Abstimmungsprozess)
• Gut ausdiskutiertes Rahmenwerk - klare Spielregeln
• Akzeptanz bzw. Unterstützung des Führungsteams (machen im Idealfall sogar mit)
• Ein gewisses Maß an Arbeitszeitverkürzung kann helfen.

Hinderliche Faktoren

• Eng verkettete Arbeitsplätze, stark arbeitsteilige Prozesse, Leistungserbringung sehr personenbezogen
• Ressourcen-Verteilung ist erfolgskritisch/leistungsrelevant.
• Hoher Anteil an zeitlagengebundenen Abläufen, eng getaktete Termine
• Fehlen eines operationellen Betriebskonzeptes, notwendige Anpassungen der Arbeitsabläufe unterbleiben
• 4-Tage-Woche wird in ihrer Konsequenz nicht ernst genommen. 
• Teamgröße (> 10 Personen)
• Spannungen im Team - „Verteilungskämpfe“
• Wenig Akzeptanz seitens der Führungskräfte
• Unklare Spielregeln (viel Raum für „Guerilla-Taktiken“)
• 4-Tage-Woche als PR-Konzept im Employer Branding („Marketing-Mascherl“)