Umstieg von 6 auf 5 Tage pro Woche im Verkaufsbereich von Bäckerei-Filialen

Schichtplanung mit dem SPA - Best Practice

8. Mai 2023 durch

XIMES GmbH, Arlinghaus

Die Naturbackstube Honeder hat sich entschieden, den Beschäftigten mehr freie Tage pro Woche zu ermöglichen. Dazu sollte in einem gemeinsamen Projekt mit der Firma XIMES das Dienstdesign verändert werden, so dass Vollzeitkräfte im Verkaufsbereich in Zukunft auf eine wöchentliche Einsatzzahl von 5 statt bisher 6 Tage kommen. Nach wie vor sollte dabei eine optimale Abdeckung des betrieblichen Bedarfs eingehalten werden. Die langjährige Beratungsexpertise und die Softwareprodukte OPA (Operating Hours Assistant) und SPA (Shift Plan Assistant) der Firma XIMES wurden in diesem Projekt genutzt, um durch intelligentes Dienstdesign die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten zu verbessern und gleichzeitig den betrieblichen Anforderungen bestens gerecht zu werden.

Eine 6-Tage Woche ist für Verkaufspersonal in Bäckereien aktuell nicht unüblich. Mit dem momentanen medialen Fokus auf die 4-Tage Woche beginnen Betriebe nun aber vermehrt darüber nachzudenken, die Einsatzzahl ihrer Beschäftigten zu reduzieren. Die Bäckerei Honeder hat hier bereits vor längerer Zeit ein Pilotprojekt gestartet, um die Arbeitsbedingungen ihrer Beschäftigten zu verbessern. Mit den Softwareprodukten der Firma XIMES soll dieser Ansatz jetzt in effizienter Weise auf alle Filialen angewendet werden.

Reduktion der durchschnittlichen Einsatzzahl

Die Einsatzzahl ist die Anzahl der Arbeitstage in einer durchschnittlichen Woche. Betrachtet man die untenstehende Formel, wird der Zusammenhang von Einsatzzahl und Dienstlänge deutlich:

Wochenarbeitszeit = Einsatzzahl pro Woche x durchschnittliche Dienstlänge

Soll die Wochenarbeitszeit also gleichbleiben, bleibt als Stellschraube zur Reduktion der Einsatzzahl die Dienstlänge. Aus ergonomischer Perspektive ist hier darauf zu achten, das richtige Maß zu treffen. Werden die Dienste zu lang, kann die Belastung für die Beschäftigten so hoch sein, dass auch ein zusätzlicher freier Tag dies nicht mehr angemessen ausgleicht. Außerdem ist zu beachten, ob der Dienst durch Verlängerung in eine ergonomisch kritische Zeitlage ragt (z.B. verkürzt ein Arbeitsbeginn vor 6 Uhr die Schlafdauer deutlich). Die Gestaltung der Dienstlänge ist also immer in einem Kontext zu betrachten, der die Schwere der Arbeit und die genaue Zeitlage der Dienste berücksichtigt.

Den Bedarf in seiner zeitlichen Lage verstehen und optimal abdecken

Um den betrieblichen Erfordernissen optimal entsprechen zu können, ist es wichtig den Bedarf in seiner zeitlichen Lage zu verstehen. Für die Verkaufsstellen ist der zentrale Bedarfstreiber das Kundenaufkommen. Als Annäherung für den Bedarf wurde in diesem Fall die Verteilung des Umsatzes pro Wochentag und Stunde für einen typischen Zeitraum untersucht. Mithilfe der verplanten Arbeitsstunden wurde eine durchschnittliche Produktivität berechnet und die Umsatzwerte damit auf Köpfe pro Stunde heruntergerechnet. Die abgeleitete Besetzungsstärke (erforderliches Personal pro Stunde und Tag) wurde dann in den OPA übertragen. Die Visualisierung im OPA bietet einen guten Ansatzpunkt, um das aus dem Umsatz abgeleitete Bedarfsprofil mit Bedarfstreibern zu ergänzen, die sich nicht aus dem Umsatz ableiten lassen. Zum Beispiel muss bereits zu Ladenöffnung mindestens eine Person anwesend sein, selbst wenn in diesem Intervall noch nicht viel Umsatz zustande kommt. Dasselbe trifft auf das Tagesende zu, an dem mindestens eine Person den Laden schließen muss. Das Ergebnis dieser Kombination aus verschiedenen Treibern ist das unten dargestellte rote Bedarfsprofil:

Das Bedarfsprofil soll nun durch geschicktes Dienstdesign optimal abgedeckt werden. Das Personal dieser Filiale setzt sich aus Voll- und Teilzeitkräften zusammen. Beim Dienstdesign muss darauf geachtet werden einen Mix aus kürzeren und längeren Diensten zu entwickeln. Die längeren Dienste ermöglichen den Vollzeitkräften einen Dienstplan mit geringerer Einsatzzahl pro Woche. Die kürzeren Dienste erlauben es zum einen, Überdeckungen zu vermeiden, gleichzeitig wird hier den Wünschen der Teilzeitkräfte Rechnung getragen, nur zu bestimmten Tageszeiten zu arbeiten. Beispielhaft ist hier das Dienstdesign für den Montag abgebildet:

Das Ergebnis dieses Prozesses ist die unten dargestellte blaue Abdeckungskurve. Vereinzelte Unter- und Überdeckungen können zugunsten eines besseren Dienstdesigns bzw. müssen aufgrund der Rahmenbedingungen in Kauf genommen werden:

Den Personalbedarf berechnen und die Gruppenstruktur festlegen

Aus der blauen Abdeckungskurve lässt sich im OPA der Netto-Personalbedarf berechnen. Durch Eingabe von erwarteten Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand, usw.) lässt sich zusätzlich der Brutto-Personalbedarf bestimmen. Der Brutto-Personalbedarf gibt an, mit wie viel Personal im Durchschnitt geplant werden muss, um die angestrebte Besetzungsstärke trotz Abwesenheiten abdecken zu können. Für den Umgang mit Abwesenheiten gibt es verschiedene Konzepte. In diesem Fall wurde mit sogenannten Reservediensten gearbeitet. Das Volumen für die benötigten Reservedienste wird auf Basis der benötigten Besetzung und der geschätzten Abwesenheiten berechnet. Der SPA führt diese Berechnung auf Knopfdruck durch und legt automatisch einen passenden Reservedienst an. Bei der Planung mit Reservediensten ist zu beachten, dass der Dienst so gelegt wird, dass er in jede beliebige Dienstart umgewandelt werden kann, ohne dass es dadurch zu Ruhezeitverletzungen kommt. Der Vorteil an Reservediensten ist, dass freie Tage mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auch wirklich frei sein werden, da der Großteil der Abwesenheiten (Urlaub, längere Krankenstände) ohne große Planumstellung durch diese Dienste abgedeckt werden kann.

Sind die Dienste und Besetzungsstärken hinterlegt und die Reserve berechnet, folgt in der Planung als nächster Schritt die Auswahl der Gruppenstruktur. In diesem Fall gibt es bereits sehr spezifische Vorgaben, die beachtet werden müssen. So gibt es Personen, die nie am Sonntag arbeiten möchten und andere, die extra für die Arbeit am Wochenende eingestellt wurden. Personen mit gleicher Wochenarbeitszeit und zueinander passenden Präferenzen werden in Gruppen zusammengestellt und bekommen ein gemeinsames Dienstrad. Als weitere Rahmenbedingungen sind die Vorgaben des KVs für Angestellte im Bäckereigewerbe zu beachten. Innerhalb von 4 Wochen darf die Wochenarbeitszeit in einzelnen Wochen auf 44 Std. ausgedehnt werden, wenn 40 Std. im Schnitt nicht überschritten werden. Für die Festlegung der Gruppenstruktur bedeutet dies, dass ein maximaler Durchrechnungszeitraum von 4 Wochen angestrebt wird.

Rahmendienstplan erstellen und prüfen

Nach Festlegung der Gruppenstruktur kann mit der Planung begonnen werden. Die Werkbank des SPA bietet zahlreiche Funktionen, die es ermöglichen, auch sehr komplexe Pläne in kurzer Zeit zu erstellen und in Hinsicht auf ergonomische Anforderungen sowie individuelle Wünsche hin zu optimieren. Zur Kennzeichnung planbarer Tage für Teilzeitkräfte mit geringer Wochenarbeitszeit kann z.B. die Hintergrundfarbe der entsprechenden Tage geändert werden. Mit derselben Funktion ist es außerdem hilfreich, Gruppen einzufärben, die ein gemeinsames Dienstrad erhalten.

Während der Planung zeigt ein Blick auf das Feld Besetzungsstärken, ob Dienste vergessen oder überplant wurden. In der unteren Grafik sieht man, dass der Dienst S5 in jeder zweiten Woche am Dienstag nicht verplant wurde. Der Dienst könnte z.B. der Teilzeitkraft mit 12 Std. Wochenarbeitszeit zugeteilt werden. Der grüne Hintergrund ruft uns während der Planung in Erinnerung, dass diese Person am Dienstag verplant werden kann.

Übersicht Schichtarten:

Nachdem der erste Entwurf steht, kann der Plan auf rechtliche und ergonomische Kriterien hin geprüft werden. Die maximale tägliche Arbeitszeit, die Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Ruhezeit sowie die Grenzen der maximalen Arbeitszeit pro Woche können im SPA auf die entsprechenden rechtlichen Rahmenbedingungen eingestellt werden. Die rechtlichen Kriterien müssen in jedem Fall eingehalten werden. Bei den ergonomischen Kriterien gilt es abzuwägen und eine möglichst gleichmäßige und faire Verteilung der Belastung auf das gesamte Personal zu erzielen.

Werden nun Änderungen vorgenommen, kann direkt im Anschluss die Rechtsprüfung durchgeführt werden. Dies ermöglicht einen sehr schnellen Planungsprozess. Verschiedene Planvarianten können somit in einer Diskussion mit den jeweils beteiligten Personen durchgespielt und angepasst werden und müssen nicht mühsam vorbereitet und dann der Projektgruppe „vorgesetzt“ werden. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit und Akzeptanz des Plans.

Der fertige Rahmendienstplan kann nun in ein Tool zur Personaleinsatzplanung (PEP-Tool) übertragen, den einzelnen Personen kann ihr jeweiliger Plan ausgehändigt werden. Der SPA bietet zahlreiche Möglichkeiten, Pläne in Excel auszudrucken. Sollten sich Rahmenbedingungen ändern, kann schnell vom bestehenden Plan aus weitergearbeitet werden.