Reserveplanung
Wie können Sie mit planbaren und kurzfristigen Abwesenheiten umgehen?
Zeiten als Reserven für Abwesenheiten vorhalten – geht das überhaupt?
Jeder Arbeitszeitplaner kennt das Problem:
- Der Dienstplan steht.
- Alle wichtigen Aspekte und Anforderungen sind erfüllt und die MitarbeiterInnen sind auch zufrieden.
- Aber dann: Ein Kollege will doch noch rasch einen zusätzlichen Urlaubstag nehmen. Eine Kollegin hat sich krank gemeldet und dann bekommt noch ein Mitarbeiter ein Problem mit seinem kranken Kind und beantragt eine Pflegefreistellung. Und auf einmal passt da gar nichts mehr!
Was also tun...?
- Überstunden anordnen?
- Den beantragten Urlaub nicht genehmigen?
- Schnell den Plan überarbeiten und die Arbeiten halt neu verteilen?
- Oder vielleicht doch auf die im Dienstplan klugerweise schon eingebauten Reservedienste zurückgreifen?
Unsere Beratungsangebote für Ihre Reserveplanung
Reservebedarf ermitteln
- Für welche Ausfälle und in welcher Höhe soll eine Reserveplanung erstellt werden? z.B. Krankenstand und Abwesenheiten berechnen, Urlaub berücksichtigen...
- Was weiß man über die zeitliche Verteilung der Abwesenheitszeiten?
- Wie wirkt sich das alles auf den Personalbedarf aus und gibt es dafür das nötige Personal?
- Der XIMES OPA - Operating Hours Assistant unterstützt Sie bei diesen Fragen.
Abdeckungsmodelle entwickeln
- Welche Lösungswege und Arbeitszeitmodelle zur Abdeckung von Ausfällen sind vorstellbar?
- Was kann bereichsintern geklärt werden und wo wird eventuell externe Hilfe benötigt?
- Was können flexible Reservedienste ermöglichen?
- Mit Hilfe des XIMES SPA - Shift Plan Assistant können Schichtpläne mit Reservediensten leicht erstellt und miteinander verglichen werden.
Umsetzung planen
- Modell formalisieren und gut kommunizieren
- Administrative Umsetzung sicherstellen (vor allem in der Verrechnung)
- Erste Erfahrungen evaluieren und gegebenenfalls Modell anpassen
- Mehr zu unserem Vorgehen bei der Entwicklung und Gestaltung von Arbeitszeitmodellen finden Sie auf unserer
Webseitesowie in unseren
Büchern und Artikeln.
- Lassen Sie sich von uns zum Arbeitszeitmanager ausbilden! Mehr unter XIMES Academy
Wie können konkrete Schritte zur Entwicklung Ihres Reservekonzeptes aussehen?
Klären Sie intern, in welchem Rahmen Ihr Reservekonzept funktionieren soll
- Welche Abwesenheiten sollen abgedeckt werden? Wissen Sie genug über die zeitliche Lage Ihrer Ausfallszeiten?
- Was sind Ihre wichtigsten kritischen Abläufe, die jedenfalls mit einem adäquaten Reservemodell gesichert werden sollen?
- Welchen wirtschaftlichen Rahmen können Sie für ein umfassendes Reservekonzept bereitstellen?
Entwickeln Sie die entsprechenden konzeptionellen Ansätze
- Welche Instrumente können in Ihrem geschäftlichen Umfeld genutzt werden?
- Was kann allenfalls aus anderen Unternehmen (innerhalb oder außerhalb der Branche) gelernt werden?
- Welche Instrumente können auch für Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter passen?
XIMES Software kann unterstützen:
- Analyse (z.B. TIS, XIMES ACT)
- Berechnung (z.B. OPA - Operating Hours Assistant)
- Planung (z.B. SPA - Shift Plan Assistant)
Bedenken Sie, was alles zur Umsetzung erforderlich sein wird
- Wie werden MitarbeiterInnen und deren Vertreter (Betriebsrat) mit dem Modell zurande kommen?
- Wie werden die einzelnen Bausteine Ihres Reservekonzeptes administrativ dargestellt?
- Woran werden Sie nach einigen Monaten den Erfolg Ihres Reservekonzeptes festmachen können?
Managen Sie die lang- und kurzfristigen Reserven!
Wir unterstützen Sie gerne dabei!