Dienstplanung als Service

Unsere Planungsprofis betreuen seit Jahren Unternehmen...

... mit der regelmäßigen Erstellung von Dienstplänen sowie Know-how bei Gestaltungsfragen und Änderungsbedarf.

Egal ob viele Teilzeitmodelle auf mehrere Vollzeitmodelle abgestimmt werden sollen, flexible Arbeitszeitmodelle abzubilden sind und/oder klassische Schichtpläne mit Nachtdiensten und Rufbereitschaften hinterlegt werden, wir suchen die win-win-win-Lösung für Ihr monatliches Anforderungsbündel. 

Sollten sich die Anforderungen einmal so stark widersprechen, dass auch mathematisch keine Lösung mehr möglich ist, bereiten wir die Alternativen und unsere Empfehlung so auf, dass sie intern gut kommunizierbar sind. 

Zahlreiche Ausgabeformate von Excel-Ausdrucken mit Änderungs- und Reporting-Funktionen bis hin zum Export in Ihre PEP-Software sind möglich.

Projektstart

Rahmen und Vorgehen

• Start-Workshop(s) mit Fachinput durch XIMES

• Diskussion der Aufgabenstellung

• Entwicklung von Vorgehensoptionen

• Detailplanung des Vorgehens

Häufige Inhalte

• Für welche Bereiche, Standorte soll geplant werden?
  
• Welche Qualifikationen sind zu unterscheiden?
• Gibt es einen bereichsübergreifender Einsatz von Beschäftigten?
  
• Welche Dienste und Besetzungsstärken sollen abgedeckt werden?
  
• Wie hoch ist die Mindestbesetzung?
  
• Welche Reservekonzepte stehen zur Verfügung?
  
• Gibt es Verbesserungsansätze aus rechtlicher und/oder ergonomischer Sicht?
  
• Wie ist die Personalstruktur (Vollzeit, Teilzeit, Einschränkungen)?
  
• Welche Wünsche haben Beschäftigte und wie sind diese in Relation zueinander sowie zu betrieblichen Anforderungen zu priorisieren?
• Sind Saisonen/Sonderereignisse mit mehr/weniger Beschäftigten oder anderen Besetzungsanforderungen zu berücksichtigen?
  
• Bis wann und wie können die monatlichen Anforderungen jeweils übermittelt werden?
• Welche Ausgabeformate sind gewünscht?
  
• Gibt es spezifische Berichtsanforderungen?
  
• Wie kann die Anbindung an die interne PEP-Software erfolgen?

Laufende Planung

Monatliche Anforderungen

• Monatliche Übermittlung der Daten
  
• (Personen, Arbeitszeiten, Wünsche, ...) in vereinbartem Aufbau & Format
  
• Ausarbeitung des Plans/der Pläne binnen der vereinbarten Frist
  
• Ausdrucke /Export im vereinbarten Format
• Das Ergebnis: Ein fertiger Monatsplan inkl. bekannter Abwesenheiten und eines Berichts zur Anforderungs- und Wunscherfüllung

Begleitung der Umsetzung

• Support bei Rückfragen und kurzfristigen Änderungswünschen per (Web-)Meeting 
• Wenn gewünscht: Ausdrucke der Pläne in das XIMES Excel-Planungstool, eine xlsm-Datei, die das Eintragen von Änderungen unterstützt und Besetzungsstärken, Arbeitszeiten, ... aktualisiert 
• Regelmäßige Evaluationsrunden
• Anpassung des Dienstdesigns 
• Anpassung an neue Arbeitszeitmodelle