Die Herausforderung: Neue Strukturen, neue Anforderungen
Ein großes IT-Unternehmen stand nach einer Reorganisation vor einer entscheidenden Aufgabe: Die Zusammenlegung mehrerer Bereiche führte zu neuen Prozessen, Technologien und Infrastruktur – gleichzeitig mussten unterschiedliche Qualifikationen der Mitarbeiter berücksichtigt und gesetzliche sowie betriebliche Vorgaben eingehalten werden.
Die Hauptprobleme:
- Unausgewogene Schichtverteilung führte zu hohen Überstunden
- Mangelnde Flexibilität bei der Urlaubsplanung und Personalzuteilung
- Skalierbarkeit des Schichtmodells nicht gegeben
Das Ziel: Ein maßgeschneidertes, mitwachsendes Schichtmodell, das Betriebskosten senkt, die Servicequalität optimiert und Beschäftigte entlastet.
Die Lösung: Anpassbare Schichtmodelle mit intelligenter Planung
Da Standardmodelle aus der Industrie den spezifischen Anforderungen nicht gerecht wurden, entschied sich das Unternehmen für eine maßgeschneiderte Lösung von XIMES mit professioneller Systemunterstützung:
- Qualifikationsmatrix erstellen: Erfassung und Kategorisierung des Know-hows der Mitarbeiter, um die richtige Besetzung in jeder Schicht sicherzustellen.
- Personalbedarf analysieren: Berechnung der optimalen Besetzungsstärke für jede Schicht unter Berücksichtigung von Bereitschaftszeiten.
- Optimierte Schichtmodelle entwickeln: Generierung und Bewertung mehrerer Varianten mit der XIMES Software SPA - Shift Plan Assistant.
- Flexibles Reservemodell integrieren: Sicherstellung einer stabilen Urlaubs- und Krankheitsvertretung ohne Produktivitätseinbußen.
- Schulung & digitale Umsetzung: Implementierung der neuen Pläne in SAP und gezielte Schulungen für Personalbüro, Betriebsrat und Fachbereiche.
Die Ergebnisse: Mehr Effizienz, weniger Kosten, zufriedene Mitarbeitende
Nach zwei Jahren im Einsatz zeigt sich die Effektivität der neuen Schichtplanung:
- Weniger Überstunden durch gerechte Verteilung und effiziente Dienstpläne
- Höhere Planungssicherheit und Flexibilität durch anpassbare Modelle
- Rechtskonformität gewährleistet durch integrierte Prüfmechanismen
- Zufriedenere Beschäftigte dank fairer Freizeitgestaltung
- Kostenreduktion und höhere Produktivität durch optimierte Ressourcennutzung
Das Unternehmen profitiert langfristig von einer nachhaltigen, flexiblen Schichtplanung, die sich an veränderte Anforderungen anpassen kann.
Schichtplanung neu gedacht